Jak zarządzać dokumentami firmowymi?

Zarządzenie obejmuje wiele procesów, które zachodzą w firmie. Dotyczy to także dokumentów, które muszą być przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pod uwagę bierzemy więc nie tylko specyfikę prowadzonej działalności, ale również ogólnie przyjęte zasady.

Na czym polega zarządzanie dokumentacją?

Zarządzanie dokumentami firmy powinno uwzględniać następujące etapy:

• przyjęcie lub wytworzenie,
• przetwarzanie bieżące,
• archiwizowanie,
• niszczenie.
  
   

Oczywiście, między kolejnymi fazami życia dokumentów można wyróżnić także podfazy. Dobrym przykładem jest digitalizacja, która może mieć miejsce między przetwarzaniem a oddaniem do archiwum. Niemniej jednak każdy ruch dokumentu powinien być ściśle określony proceduralnie. Ważne, aby przestrzegać obowiązujących przepisów, zapewniając danym odpowiednią ochronę.

Jak zarządzać dokumentacją, dbając o bezpieczeństwo?

Bez względu na to, o którym etapie zarządzania dokumentacją mówimy, musimy zadbać o jej bezpieczeństwo, a konkretnie o bezpieczeństwo przetwarzanych informacji. Blokowanie dostępu, odpowiednie przechowywanie i terminowe niszczenie to podstawa. Więcej na temat prawidłowej archiwizacji akt dowiesz się, odwiedzając https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/rzeszow/. Pamiętaj, że ochrona prawna obejmuje również dane elektroniczne, które wymagają nadania dostępu i hasłowania. W tym przypadku o dodatkowe zabezpieczenia powinni zadbać informatycy, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z dokumentami niejawnymi. Poznaj szczegółowo proces przechowywania dzięki informacjom zgromadzonym na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/rzeszow/.

Efektywne zarządzanie z pomocą specjalistów

Zarządzanie dokumentami to złożone zadanie, zwłaszcza jeśli ilość przetwarzanych w firmie danych jest imponująca. Z pomocą przychodzą specjaliści z firm takich jak Rhenus Office Systems Poland, świadczącej usługi na terenie całego kraju. Specyfikacja oferty dla Rzeszowa dostępna jest na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/rzeszow/. Jeśli interesuje Cię niszczenie dokumentów, odwiedź https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/rzeszow/. Do dyspozycji masz znacznie więcej usług, takich jak digitalizacja, mobilne niszczenie akt czy automatyzacja procesów biurowych. Nawet jeśli w Twojej firmie zostały opracowane procedury postępowania z dokumentami, warto sprawdzić, czy są zgodne z przepisami. Niestety, w wielu jednostkach funkcjonują wytyczne oparte o nieobowiązujące już akty prawne, które tym samym nie mają zastosowania w praktyce.